A PR-ra fordított figyelem nélkülözhetetlen ahhoz, hogy fejlődjön a vállalkozásod. A folyamatos kommunikáció hasznos, de sokszor egy jó sajtóközlemény is elég a hírveréshez – főleg a kezdetekkor. Ha még kezdő vagy, és nem teljesen világos számodra, hogyan kell terjeszteni egy sajtóközleményt, akkor ez a blogposzt neked szól.

A médiába való bekerülés legtöbbet használt eszköze a sajtóközlemény. Ezeket az újságcikk szerűen megírt szövegeket kell eljuttatni azoknak az online, nyomtatott, tévés, rádiós szerkesztőknek, akiket szeretnél megcélozni a híreddel. A sajtóközlemény nem összetévesztendő a fizetett PR cikkekel. Egy sajtóközlemény segítségével „ingyenesen”, organikus módon kerülhetsz be a sajtóba. Ezek a „megszerzett” sajtómegjelenések több munkával járnak fizetett társaiknál, viszont általuk olyan módon építhetsz hírnevet és bizalmat a célközönségedben, ahogyan semmi mással. És persze töredék áron.

Arról már korábban írtam, hogy milyen egy jó sajtóközlemény és hogy milyen témákat javaslok, ha nem jut eszedbe semmi. Most abban szeretnék segíteni, hogy mit kell tenned, ha sajtóközleményt szeretnél kiküldeni.

Sajtólista

A sajtóközlemény kiadása vagy kiküldése e-mailben történik egy előre összeállított sajtólistára. A PR ügynökségeknek, PR tanácsadóknak és szabadúszó PR-osoknak általában több saját tematikus sajtólistájuk is létezik és néha projektenként is létrehoznak újakat.

Ha saját sajtólistát szeretnél építeni, arra is van lehetőség. Ehhez gondold át, hogy milyen médiumokat szeretnél elérni és készíts róluk listát. Az impresszumokban minden esetben találsz központi e-mail címeket, amelyeket felvehetsz a sajtólistádra. A legcélszerűbb, ha utánanézel, általában mely rovatvezetők, szerkesztők, újságírók foglalkoznak a Te témáddal, és az ő közvetlen e-mail címüket is rögzíted. Telefonon is érdemes felhívni a figyelmet a közleményre és jelezd: amennyiben kérdés lenne azzal kapcsolatban, akkor kész vagy azt megválaszolni. Persze ez még csak a kezdet, hiszen a későbbiekben kulcsfontosságú, hogy jó közvetlen kapcsolatot alakíts ki a számodra valóban fontos újságírókkal.

Formátum

Ahogyan már említettem, a sajtóközleményeket e-mail formában küldjük ki az újságíróknak. Nagyon fontos, hogy a leveled tárgyában szerepeljen a „sajtóközlemény” szó és az általad készített cikk címe is. Nagyon sok múlik a tárgymezőn, ezért próbálj figyelemfelkeltő címet adni! Gondold át, hogy a szerkesztő helyében te mire kattintanál rá.

Próbáld megkönnyíteni az újságírók munkáját, és úgy küldd ki a sajtóközleményeidet, hogy könnyen olvasható és kimásolható legyen a szöveg. Kerüld a PDF fájlokat és képformátumokat. A legjobb, ha a sajtóközlemény szövegét bemásolod a levéltörzsbe és DOC formában csatolod is mellékletként.

Fotó: Foter

Ha már a mellékleteknél járunk: tedd meg, hogy legalább 3-4 jogtiszta fotót csatolsz az újságíróknak arról a témáról, amiről a cikked szól. Ezzel egyrészt nagyon megkönnyíted a munkájukat, másrészt pedig így te tudod irányítani a sajtómegjelenésed vizuális megjelenését.

Maga a kiküldés

A sajtóközlemények kiküldésének módja nagyban függ a sajtólistád méretétől és a sajtókapcsolataid minőségétől. Egy kisebb listánál elküldheted akár egyenként, névre szólóan a hírt egy hagyományos online levelezővel. Személyes megszólításra kisebb-nagyobb listáknál is jó megoldás egy professzionális hírlevélkiküldő program, ahová csak egyszer kell betáplálni az adatbázist és utána működik. Sokan küldenek egyszerű gmail-es körleveleket is, de itt nagyon figyelj, hogy titkos címzettként szerepeljenek a sajtókapcsolataid – nem kell mindenkinek látnia, hogy kik kapják meg a leveled.

A KKV-k problémája, hogy PR ügynökséget vagy belső PR-os munkatársat fenntartani kínosan nagy költség, főként mert a tiszteletdíj vagy a fizetés az üresjáratok alatt ugyanúgy tétel, mint amikor feladat van.

Erre gyors és praktikus megoldás egy szabadúszó PR tanácsadó „kölcsönzése”, aki cikket ír, szétküldi a hírt a sajtóban, lobbizik a megjelenésekért, követi az eredményeket és nyugtázza, hogy minden szereplő elégedett.

Én is ezzel foglalkozom, a Facebook-oldalamon találsz több infót rólam: https://www.facebook.com/koczka.mate.pr.tanacsado/

Koczka Máté, szabadúszó PR tanácsadó
mate@akoczka.com