Néhány napja egy kis kutatásba kezdtem azoknak az újságíróknak, szerkesztőknek, tévéseknek, rádiósoknak, internetes szerzőknek, riportereknek a bevonásával, akikkel nap mint nap munkakapcsolatban állok. Egy nap alatt több mint hatvanan válaszolták meg közülük azt a rövid internetes kérdőívemet, amelyben a pr szakmával való viszonyukat vizsgáltam.

A névtelen válaszadók mindegyike valamely hazai vagy határon túli magyar sajtótermék aktív munkatársa. 54 százalékuk nő, 46 százalékuk férfi, átlagéletkoruk 42 év.

Munkaterületük:

41% - nyomtatott média
20% - sugárzott média
39% - internetes média

A médiatermékük lefedettsége:

78% - országos
14% - megyei
5% - városi/kerületi
3% - határon túli

A válaszadók túlnyomó részt a következő témákkal foglalkoznak munkájuk során (a felhasználók több jelölőnégyzetet is bejelölhetnek, ezért a százalékértékek összege meghaladhatja a 100%-ot):

A válaszadók 54 százalékának postafiókjába egy átlagos hétköznapon 5-20 sajtóanyag érkezik pr tanácsadóktól. 19 százalékhoz jut el 0-5, 25 százalékhoz 20-50 levél, a válaszadók 2 százaléka pedig még ötvennél is több közlendőt kap.

Ezeknek a leveleknek a használhatósága egy esetben sem volt kiváló, túlnyomó részt az elfogadható és megfelelő opció közül választottak a kitöltők.

47%    elfogadható
31%    megfelelő
12%    jó
10%    nem elfogadható
0%    kiváló

A legtöbb újságíró a pr tanácsadóktól érkező levelek csupán felét olvassa el, de sokan az összes üzenet megtekintésére fordítanak időt.

Más a helyzet a megjelenésekkel. A pr tanácsadóktól érkezett (elolvasott) sajtóanyagok átlagosan mindössze 32 százalékban jelennek meg később a válaszadók által képviselt sajtótermékben.

A kitöltők 85 százaléka minden átlagos hétköznapon 0-10 közötti sajtómeghívót talál a postafiókjában, és csupán 15 százalék e-mail címére érkezik tíznél is több invitáció.

A meghívók használhatóságáról már határozottan jobb a szakma véleménye.

36%    elfogadható
31%    jó
25%    megfelelő
7%    kiváló
2%    nem elfogadható

A válaszadók a sajtóanyagokkal ellentétben a meghívók túlnyomó részét elolvassák: 44 százalékuk a beérkezettek minimum 90 százalékát nézi át tüzetesebben.

Ezután arra kértem az űrlap kitöltőit, hogy árulják el, általában milyen okok miatt nem használta a hozzá beérkező sajtóanyagokat. A felhasználók több jelölőnégyzetet is bejelölhetnek, ezért a százalékértékek összege meghaladhatja a 100%-ot.

78%    Nem tartozott szorosan a munkaterületemre
56%    Túlzott márkamegjelenítés
36%    Nem volt elég egyedi
24%    Hírbőség
17%    A végső döntéshozó kiszelektálta
8%    Other
7%    Hibás megfogalmazás

Az újságírók/szerkesztők 1-től 5-ig terjedő skálán választották ki, hogy mennyire veszik szívesen, ha egy pr tanácsadó telefonon keresi fel őket. (1=nem örülök, 5=szívesen veszem)

31%    1
29%    3
22%    2
10%    4
8%    5

Kiderült, hogy a válaszadók 83 százaléka szívesebben foglalkozik az általa személyesen is ismert pr tanácsadók által küldött anyagokkal, és csak ez csak 17 százalékukat nem befolyásolja személyes kapcsolat a döntésükben.

A kitöltők 92 százaléka úgy gondol a pr tanácsadóra, mint az az ember, aki segíti a munkáját és mindössze 8 százalék ítéli csak úgy, hogy a sajtós elpazarolja az értékes munkaidejét.

A kérdőív végén a válaszadók köntörfalazás nélkül mondhatták el véleményüket a sajtósokról. Fény derült a legnagyobb hibákra, és segítettek megalkotni az ideális pr tanácsadót is. Az újságírók véleménye a következő posztban! :)

Bármilyen kérdést, megjegyzést, véleményt szívesen veszek az itt olvasottakkal kapcsolatban kommentben, vagy akár a lenti elérhetőségeim egyikén! :)

Koczka Máté / PR menedzser
mate@akoczka.com / +36 20 311-01-22

Fontosnak tartottam írni erről az ősrégi témáról, ugyanis szeretném felhívni a PR területét újonnan kóstolgatók figyelmét egy óriási hibára, amelyet eleinte sokan elkövettek, köztük én is...

A legáltalánosabb tévedés, amikor a reklám és a PR közé egyenlőségjelet tesznek! Bár sokan összekeverik őket, céljaik alapján egyszerűen megkülönböztethetőek: amíg a PR szakember azért dolgozik, hogy szimpátiát, bizalmat és jó hírnevet építsen ki a közvéleményben, a reklámos közvetlen eléréssel akarja gyors vásárlásra sarkallni az embereket. A reklám elsődleges célja a közvetlen eladás ösztönzés. A PR is eladást ösztönöz, de csak közvetve: a bizalomépítés eszközével.

A kommunikalj.hu oldalon találtam két egyszerű rajzocskát, ami gyorsan megmutatja a módszereik közti különbséget is. Te kinek hinnél?!

A kommunikációs stratégia vagy egy új kampány kommunikációjának tervezésénél, valamint a kivitelezés minden egyes apró részleténél fontos tehát szem előtt tartani az előbb olvasottakat.

Nem érdemes például a sajtóközleményed minden mondatába belecsempészni a népszerűsíteni kívánt márkanevet, vagy épp beleépíteni agresszív, azonnali vásárlást sürgető gondolatokat. Ennél léteznek sokkal finomabb és persze eredményesebb módszerek is! :)

Koczka Máté / PR tanácsadó
mate.koczka@gmail.com / +36 20 311-01-22

*** Iratkozz fel az ingyenes PR oktató hírlevél folyamomra itt: https://pr-furfang.blog.hu/2012/08/20/ingyenes_heti_oktato_pr_hirlevel ***

Kedves Olvasó!

Bárkinek lehetősége nyílik feliratkozni ingyenes PR oktató hírlevél folyamomra, amelyben hetente egy alkalommal további hasznos tanácsokkal és gyakorlatias megoldásokkal szolgálok a publicitásra vágyó cégeknek, rendezvényeknek, személyeknek, szervezeteknek, vagy más érdeklődőknek. Tessék bátran használni ezt a lehetőséget! :)

Feliratkozáshoz töltsd ki valódi adataiddal az alábbi űrlapot:

Koczka Máté / PR tanácsadó
mate.koczka@gmail.com / +36 20 311-01-22

Tegnap este Nász Nikolett, a Kaposvári Egyetem marketing szakirányos végzős hallgatója írt nekem levelet, amelyben arra kíváncsi, hogy egy pályakezdő vagy akár még egyetemista, ha PR területen szeretne dolgozni, hogy tud szó szerint a nulláról sajtókapcsolatokat építeni.

Talán a kapcsolatok és a sajtólista kialakítása a PR területen dolgozók legnehezebb feladata. Ezen áll vagy bukik a projekt sikere, ugyanis egy-egy kampány végén a sajtómegjelenések mennyisége és minősége nyújtja a legtisztább visszacsatolást az eredményességről, megjelenéseket pedig ugye megjelentetők nélkül nehéz generálni!

Ha valaki teljesen a nulláról kezdi sajtós karrierjét, elsőként sajtólistát kell építenie. Az első saját listád összeállítása nem öt percbe fog telni, de érdemes bombabiztos alapot készíteni a munkádhoz, ezért szánj rá elegendő időt! A lista elkészítése nagyon hasonló ahhoz mint amikor egy értékesítő felkutatja a cége által forgalmazott termék után valószínűleg potenciálisan érdeklődő vevőket.

Kit keress meg?

- Elsőként tehát érdemes felkutatni a feladatod témájával releváns sajtótermékeket. Ha például extrémsport fesztivál PR feladataival bíznak meg, semmi értelme eljuttatni a híred a cukrász hetilapnak, a Háziállat Magazinnak, vagy a türkmenisztáni hírmondónak.

- A helyi médiát. Ha az extrémsport fesztiválod Szolnokon kerül megrendezésre, érdemes megkeresni témajavaslattal a Jász-Nagykun-Szolnok megyében fellelhető újságokat, körzeti televíziókat, rádiókat, internetes portálokat is.

- És ami talán a legfontosabb: az országos média listázása. Kereskedelmi és közszolgálati tévéadók, rádiók, újságok, online hírközlők. Ha ügyes vagy és jó hírértékű anyagokat küldesz nekik a fesztiválról, az egész ország hall majd róla!

Az internetes keresőkben, különböző linkgyűjtőkben és szakmai portálokon való keresgélés után összeáll majd remélhetőleg egy néhány száz sorból álló excel táblázatod, amelyben sajtótermékek és kiadók nevei szerepelnek. Ezután kitartó telefonálás következik: minden egyes céget fel kell hívnod adategyeztetés (és persze az első személyes kontaktus megteremtése!!!) céljából. A táblázatodnak a beszélgetés után legjobb esetben tartalmaznia kell a kiadó nevét, a sajtótermék nevét, a postacímüket, e-mail címüket, telefonszámukat, a kapcsolattartód nevét, titulusát, és az Ő közvetlen elérhetőségeit. Mire a lista végére érsz, máris beszéltél rengeteg újságíróval és szerkesztővel, megszerezted az elérhetőségeiket, talán egy kicsit össze is ismerkedtetek.

Én a helyedben valahogy így indítanék, de ez persze nem minden. Később frissítened kell a listád, új megbízásokhoz újat kell készítened, és azt is meg kell tanulni, hogy hogyan használd a lehető legoptimálisabban.

Egy korábbi bejegyzésem a témában: http://pr-furfang.blog.hu/2011/12/13/epits_kapcsolatot

Továbbra is örömmel válaszolok a kérdésekre, és szívesen veszem a kommenteket is az itt olvasottakról! :)

Koczka Máté / PR menedzser
mate@akoczka.com / +36 20 311-01-22

Korábban már írtam arról, hogy mennyire fontos a kapcsolatépítés, nem elég viszont megismerni valakit. Ahhoz, hogy később jól működő munkakapcsolat alakuljon ki közöttetek, időről-időre fel kell frissíteni ismeretségeteket egy (nem feltétlen szorosan munka témájú) levéllel, telefonhívással, vagy akár egy személyes találkozóval. Egy jó PR-os éjjel-nappal dolgozik, és ezzel nem csak az irodában töltött órák számára szeretnék utalni. Nem árt, ha akkor is felismered az újságírót vagy szerkesztőt, ha szombat este egy felkapott budai szórakozóhelyen találkoztok, vagy esetleg születésnapja van. Ezek is tökéletes alkalmak arra, hogy egy kicsit dolgozz: elég, ha egy ital mellett megemlíted, hogy hétfőn keresnéd majd egy cikk miatt... Gondolod, hogy nem fogja szívesebben felvenni a telefont? :)

A személyes kapcsolatokról még később fogok írni, de ez a bejegyzés most kifejezetten a follow-up miatt keletkezett. Bár egy kicsit másképp, de itt is ezt az elvet kell használnod, hiszen érdemes tudni, hogy mikor kell a leginkább "követned" az újságírót. Egy példa, hogy minden világos legyen: Sajtótájékoztatót szervezel. Kiküldöd a meghívókat a sajtó címlistádra, lezajlik az esemény, majd mindenkihez eljuttatod a sajtóközleményt. Nos, ez így nincs teljesen rendben! Kihagytuk a legfontosabbat: hol a follow-up?

A sikeres PR-os egyik legjellemzőbb ismérve, hogy a szisztematikus utánkövetés mestere. Rendszerint a sajtótájékoztatóra szóló meghívókat elektronikus formában juttatjuk el a meghívottakhoz. Mivel a meghívók a formai követelmények szerint csak az eseménnyel kapcsolatos leglényegesebb, elsődleges információkat tartalmazzák, így az utánkövetés során csodálatos lehetőség nyílik az adott rendezvénnyel kapcsolatos további, másodlagos információk (az esemény jellege, egyedisége, fontossága, presztízse, stb.) megosztására a meghívottakkal. Ez is egy ok a telefonhívásra, levelezésre.

Az utánkövetést, vagyis a meghívottakkal való folyamatos kapcsolattartást leggyakrabban telefonon és elektronikusan végezzük. Mivel az események sikere nagyban mérhető azzal, hogy a meghívottak hány százaléka jelenik meg személyesen rajta, érdemes megfelelő időt szánni az utánkövetésre. Az utánkövetésnek elsősorban a sajtó képviselőire kell fókuszálnia. Sokszor egyenként fel kell hívni az újságírókat, szerkesztőket, és rá kell őket venni, hogy a kiküldött anyag alapján a rovatukban/műsorukban foglalkozzanak a témával. A follow-up használatával nagyban növelhető az esemény kapcsán megjelenő média megjelenések száma és értékes visszajelzéseket is kaphatunk a meghívottaktól az esemény szervezését illetően.

Egy jó utánkövetés viszont nem csak sok részvevőt, megjelenéseket, és visszacsatolást ad a munkánkról, hanem a legértékesebbet: új kapcsolatokat is!

Ne feledd! A megfelelő PR tevékenység a céged jó hírnevét és ismertségét épp úgy növeli az újságírókban, mint a társadalom széles rétegeiben. A következő bejegyzésig is örömmel veszem megkeresésed, ha nyilvánosságra vágysz, vagy bármi kérdésed lenne az itt olvasottakról! :)

Koczka Máté / PR menedzser
mate@akoczka.com / +36 20 311-01-22